为加强对学院会议室管理，提高利用率，保证各类会议的顺利召开及会议室规范有序使用，更好地为全院师生提供服务，特制定会议室使用管理规定：

1、会议室由学院办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。

2、院级重要会议由办公室牵头承办召开，办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理工作。

3、分管院领导组织的专门会议或各单位和各部门承办会议，须由分管院领导或承办部门指定人员，在会前一个工作日与办公室联系，并填写会议室使用登记表，以便办公室及时做好协调工作，会议相关接待工作，由各承办单位或指定人员负责。

4、每周各会议室在安排会议时，原则上以学院日程安排的会议通知为准。办公室按照“部门会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。

5、会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。会议时所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。部门会议请自行做好会务服务工作。

6、会议期间要确保会议室的清洁，爱护会议室的设施，在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。会后请召开会议各部门负责清理干净会场垃圾等各类物品，检查会议室电源、门窗、空调是否关好。

7、使用会议室时，未经办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、投影等设备。如需挪动桌椅，应在填写申请表时一并告知办公室，并在会后要将桌椅摆回原样，摆放整齐。

8、各部门召开会议使用会议室内的音响等设施，需由各部门经过音响使用专门培训人员责音响等设施的操控。使用时要爱护各种设施，如有损坏，按学院规定赔偿。

9、会后，学院办公室派人对会议室内设施进行检查，如果会议室内设施发生损坏，学院将追究相关部门的责任。